Compte rendu de la réunion du CA du Jeudi 14 décembre 2017 (18h00)
Présents : B.Deguignes, S Rouveyrol, E.Cabane, P. Boroukhoff, R.Cardonatto, J-C Paillole,
R. Rivarel, C Sabin, J-P. Saussotte.
Excusés ,. M.C. Mesona, M. Alves Monteiro, C. Ballestra, , M. Laplace, G.Tourres.
1. Sujets Décision (0h45 A1 à A5)
A.1 état retours renouvellement membres + nouveaux pour 2018 et débrief réunion nouveaux adhérents (animation Christian, Philippe, Brigitte et Stéphane)
Tableau des principaux flux qui sera à consolider à l’issue du processus adhésion
nombre d’adhérents au 1/1/2017 328
nombre d’adhérents intégrés au cours de 2017 3
Intégration en septembre 2017 dont enfants (4) 10
adhérents au 31/12/17 341
nombre d’adhérents 2017 reconduisant leurs adhésion en 2018 313
nombre d’adhérents 2017 démissionnant pour 2018 28 (incertitude pour 10 NR à ajouter)
nombre de nouveaux adhérents intégrés au 1/1/2018 32 (dont deux initiations)
nombre de débutants en cours d’initiation S2 2017
intégrant la section en 2018 11 adhésions à confirmer
nombre d’adhérents au 1/1/2018 345
PRIORITES DE JEU 2018
PDJ ELARGIES 60 8
PDJ ENTIERES 42 188
DEMI PDJ 21 51
MEMBRES AVEC PDJ 247
SOIT EN EQUIVALENCE PDJ 225,5
PERTE DE PD 2017
MEMBRES RENONCANT AUX PDJ -24
DEMISSIONS AVEC PDJ -13
MEMBRES ADHERANT AUX PDJ 20
NOUVEAUX ADHERENTS AVEC PDJ 22
La réunion des nouveaux a réuni prés de 30 personnes le 7 décembre dont de nombreux débutants des séances d’initiation.
PB note que la large communication en amont (Vivacité et 110 ans notamment) a permis de recruter de nouveaux adhérents en nombre suffisant. Il félicite pour le travail accompli toute l’équipe qui a contribué à cette réussite.
– PB ne souhaite pas que se multiplient les prises de licence FFG sans adhésion non motivées.
– Prévoir de lister les démissionnaires et d’informer les golfs qui devront également recevoir la liste des nouveaux adhérents. PB confirmera aux golfs qu’ils doivent demander un justificatif d’adhésion à l’ASPTT pour les licenciés rattachés (cartes ASPTT traitées avec l’omnisport).
A.2 : organisation des rotations PdJ en 2018 dont tableau hebdo, dates mises en ligne (animation Christian Philippe Gérard et Jean Pierre)
GT fait préciser que les rotations seront disponibles pour communication le 17/12 au soir.
Le cadrage a été réalisé en fonction des contraintes financières et un meilleur équilibre a été recherché dans la répartition, il s’établit ainsi sur 53 semaines : 12 Sainte Victoire, 8 Calas, 7 Miramas, 7 Set Club, 6 Pont-Royal, 4 Frégate, 3 Provence Country Club, 2 Nans les Pins, 2 Salette, 2 Servanes.
Si l’intérêt des adhérents pour Sainte Baume se confirme, en dépit du coût unitaire de 42€, une option de 50 GF supplémentaire aux 500 prévus pourrait être prise.
Dispositif d’information : 17/12 au soir via le site,
– affichage du 1er trimestre 2018, soit 3 mois glissant jusqu’à fin juin.
– à compter du 1/7, affichage de 2 mois glissant.
-En juillet ajustement sur la période septembre à décembre
– à compter de septembre, affichage mensuel glissant.
JP S confirme et demande de relayer le fait que les annulations doivent impérativement s’effectuer via le formulaire prévu sur le site, également les possibilités d’achat sont à ce jour selon la charte de 8 PDJ pour les 42 et de 5 pour les 21 PDJ. Le nombre de fois maximal de 18 sur un golf s’impose aux adhérents du fait des conventions avec les golfs.
-PB indique que le séminaire du 25 mars permettra de réfléchir sur ces modalités de quota et sur les modalités techniques et financières de changement de quotité de PDJ.
A.3 planning réunions et manifestations S1 2018 et séminaire Bureau au printemps 2018 (animation Philippe)
Echanges sur les propositions de calendrier proposé par PB
Jeudi 18 janvier Bureau
Samedi 20 janvier RI CALAS
Dimanche 28 janvier formation étiquette
Dimanche 4 février formation règles de golf
Jeudi 8 février bureau
Samedi 17 février RI PONT-ROYAL
Samedi 24 février Atelier débutant à xxx proposition à confirmer par Comm Sportive, Côte Bleue ?, Ste Club ?
Samedi 3 mars atelier perfectionnement à proposition à confirmer par Comm Sportive
Jeudi 15 mars bureau
Samedi 24 mars RI SET CLUB
Dimanche 25 mars séminaire Bureau au PCC
Jeudi 19 avril bureau
Samedi 21 avril et dimanche 22 avril Golf Cup Nîmes
Dimanche 29 avril atelier xx à proposition à confirmer par Comm Sportive
Samedi 5 mai RI MIRAMAS
Mardi 15 mai bureau
Mercredi 16 au samedi 19 mai GAP
Mercredi 23 au dimanche 27 mai National Limoges
Vendredi 1er juin au vendredi 15 juin ECOSSE (deux séjours d’une semaine)
samedi 23 juin RI fête du club FREGATE (alerte sur la concomitance avec le grand prix de France au Castellet)
jeudi 28 juin bureau AG lundi 25 juin, 2 juillet ou 3 septembre (décision à prendre en séminaire)
Inter-régional de PALS à confimer les 7 et 8/9 septembre
A.4 : état budget 2017 et prévisionnel 2018 voir PJ (animation Philippe)
PB commente les tableaux adressés à chacun en amont de la séance
Le réalisé 2017 a permis une anticipation à hauteur de 10K€ pour les PDJ 2018.
Les prévisions 2018 se veulent prudentes, le budget prévisionnel de la commission sportive est abondé de 850€ du fait d’une compétition supplémentaire et du National Senior à Omaha Beach.
Les prévisions de PDJ comprennent quelques évolutions d’abonnement espérées en cours d’année.
Les graphiques sous forme de camemberts pourront être présentés lors de l’AG.
Une vigilance particulière va être nécessaire pour les relations financières avec Frégate du fait de la liquidation judiciaire en cours (Fête du club et PDJ 2018), PB précise que la situation devrait se clarifier en avril.
Les explications et précisions apportées sont appréciées par les participants. Le budget prévisionnel 2018 est adopté.
A.5 : Orientations 2018 et 2019 Certificats Médicaux, (préparation animation Claude via échanges mails à venir)
Trois cas de figure sont à envisager :
– le CM 2018 est transmis par l’adhérent et enregistré sur FFG par CB
– CM 2017 manquant (20 cas), nécessité de les relancer (CB)
-CM 2017 transmis , deux options :
A- Télécharger le questionnaire et le transmettre à la section qui renseigne le site FFG
B- L’adhérent sert le questionnaire directement sur le site FFG et la section doit vérifier le bon enregistrement de l’avis médical ou du questionnaire.
Avant de communiquer, il est convenu de tester la formule en ligne (E Cabane er S Rouveyrol)) pour s’assurer du bon fonctionnement.
Du fait de ces différentes possibilités, il est nécessaire de tracer dans le fichier général adhérents (accès Drive réservé) de disposer d’un suivi daté des envois de certificats médicaux et enregistrement des questionnaires santé. Claude Ballestra accepte d’assurer ce suivi jusqu’en mai 2018, CS lui donne accès au fichier général.
PB préparera la communication via le site.
A.6 : Ateliers 2018 contenus, lieux et programmation
La commission sportive formulera ses propositions (lieux et calendrier) pour la réunion de bureau de janvier.
2. Sujets Discussion (30′)
B.1 : communication, GI et info-lettre animation Richard (5′)
Le GI est prêt à diffuser, il est souhaité qu’il soit publié avant le 17/12 au soir.
CS aidera Richard pour une diffusion PDF avec un Push mail qui dirigera via un lien sur le site.
B.2 : gestion des évolutions du site, suite réunion commission (animation Eric Christian et Gérard) 5′
La réunion du 2/12 a permis de bien progresser, les actions ont été priorisées, certaines sont réalisées (calendrier) d’autres sont en cours (liens externes à établir).
Confirmation de la nécessité d’une étiquette supplémentaire pour les Rencontres internes à venir (EC).
Rappel que les inscriptions pour les différents activités sont impératives via le site.
B.3 : suite évolution inter région ASPTT en régional PACA ASPTT 2018 (animation Philippe et Richard) 5’
Le blocage de l’Occitanie contre le fait que l’inter-régional 2018 se déroule à Pals est confirmé. Les 4 sections PACA se concertent pour finaliser une nouvelle date (7 & 8/9/18 à confirmer).à Pals
Le projet du National 2019 à Pals est toujours d’actualité, discussions en cours avec la FASPTT.
B.4 : cours S1 2018 (animation Jean Claude) 5′
119 personnes ont participé aux cours du second semestre pour un coût de 4000€.
Les cours 2018 sont en préparation, l’objectif est de les annoncer avec des dates qui ne pourraient être remises en cause au gré des contraintes individuelles, début à prévoir courant février.
Le Pro du Set Club (SC) a été vu ce jour afin de limiter quelques difficultés avec certains groupes.
Les cours d’initiation, pour les débutants qui adhèrent, seront organisés selon un schéma identique à celui du second semestre.
B5 : avancement plan de développement et partenariat suite RV
PB précise qu’un rendez-vous avec la Caisse d’Epargne s’est tenu cette semaine à l’initiative de MC M, à suivre.
B.6 : confirmation séminaire dimanche 25 mars au PCC (animation Philippe) 5’
séance de travail le matin pour le bureau, suivi d’un repas avec la commission sportive puis début APM 5 départs pour jouer ensemble Bureau et Commission Sportive sur le golf.
3. Sujets information (20’)
C.1 : Rencontres internes calendrier S1 2018 et préparation RI La Galette en janvier (animation Roger) 5′
JCP demander un devis pour la Galette, RC voit avec MAM pour les boissons, lots, PB et RC, Roger espère que le changement de gérant de la restauration à Calas ne compromettra pas l’organisation.
Les RI du premier semestre sont fixées (20/1 Cals, 17/2 Pont-Royal, 24/3 Set Club, 5 Mai Miramas, 23/6 Frégate. Elles sont affichées via le calendrier, et une par une sur la page dédiée du site.
C.2 : actualité sportive (animation Richard) 5′
Report de la journée du 2 décembre.
D4 qui a joué le 9/12 est 4ème en net et 5ème en brut.
MP D1 3 défaites sur 3 journées.
MP D2 a gagné sa rencontre du 9/12 et est désormais 4ème sur 6
C.3 : Voyages : suite retours inscriptions GAP et ECOSSE ….. (animation Stéphane) 5′
GAP les deux séjours sont complets.
ECOSSE, il reste quelques places en semaine 1
C.4 : rappel repas fin d’année : vendredi 15/12.
4. Divers……………….. (5′)
– Procéder à un mail d’alerte aux membres titulaires d’une adresse Yahoo du fait des difficultés récurrentes sur la réception des formulaires édités via ces adresses et qui ne parviennent pas, évoquer RI, Voyages, Cours notamment. (CS – NF le 15/12)
– PB précise que Mme Clère, Directrice Orange Sud-Est, a rejoint la section.
– PB évoque la communication de la FASPTT sur les golfs Blue Green qui ne nous concerne guère, il confirme que les licences Premium sont un levier pour trouver des ressources nouvelles pour la FASPTT en prévision de la fin des subventions de La Poste en 2019, il convient de rester à l’écoute des évolutions qui pourraient survenir.
La Prochaine réunion Jeudi 18 janvier à 18H00.
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CALENDRIER des réunions 2018 premier semestre : Jeudi 18 janvier, Jeudi 8 février, Jeudi 15 mars, Jeudi 19 avril, Mardi 15 mai, Jeudi 28 juin.